A fin de suscribir un convenio marco, específico o de prácticas preprofesionales es necesario contar con algunos documentos para comenzar con el trámite respectivo según lo indica el Reglamento para Gestionar la Suscripción, Ejecución, Seguimiento, Liquidación y Cierre de Instrumentos Convencionales de Cooperación Interinstitucional  de la Universidad de las Fuerzas Armadas – ESPE.

Es necesario que un docente o el director de la carrera relacionada con el ámbito del convenio sea el promotor del Convenio (normalmente es quien elabora el Informe de conveniencia). El director de la/las carreras o departamento debe presentar un memorando (Quipux) solicitando la suscripción del proyecto del convenio al director de esta Unidad con la siguiente información y documentación:

• Copia de cédula o pasaporte del representante legal de la empresa o institución.
• Copia del nombramiento o documento habilitante que acredite la representación para la firma del convenio.
• RUC de la empresa o institución (convenios nacionales).
• Borrador del convenio.
• Informe de conveniencia firmado (que se evidencie las razones de su conveniencia para suscribir el convenio).

Nota:  Si no se cumplen los requisitos antes mencionados, el Convenio será devuelto y no procesado.